合約管理應用

概述

明基智能多年來致力於風險管理、內部控制的持續追蹤研究與專業服務,持續關注有關領域的動態及最佳實踐,依託其成熟的流程管理平臺,通過資訊技術, 盡力協助廣大企業建立、改進、落實風險管理工作,將內部控制、風險管理的經驗與實務與企業分享,促進企業穩健成長。


合約管理解決方案

合約管理特色

以合約生命週期管理為基礎、風險管理為核心, 將企業各類合約版本轉化為內置範本中心,嚴格規範合約可修改部分, 設置權限控管機制,確保合約內容和生效過程符合內外部規範, 同時為財務和法務提供不同角度的歸檔及查詢工具,建立完整的合約追蹤體系,進一步提升效率,降低財務和法律風險。

案件管理

全方位管理

從協商紀錄、談判過程、合約擬稿、審核意見、修訂紀錄及歸檔紀錄,統一集中管理。

查詢

完備的查詢功能,可更快速查詢所需要的合約資料。

權限控管

完善的權限管理,可依使用者或群組設置資料權限。

歸檔

合約主體對應之附件、用印後之紙本及電子檔,提供歸檔功能。

範本管理

分類管理

自行設置合約類別,依類別上傳合約範本。

版本控管

對上傳範本,進行版本控管,提供線上編輯機制,便於合約擬稿時可直接引用。

快速查詢

友善的介面,可依客戶、廠商、合約類型、合約性質,快速查詢相對應範本,並快速預覽。

歷程管理

協商過程

完整記錄與往來對象於合約生命週期之協商及談判過程,便於合約審核及相關人員對案件進行了解。

稽核軌跡

從合約擬稿至歸檔過程中,整合Word追蹤修訂功能,便於管理階層閱讀條款、內文與範本間的差異,降低履約風險。

流程引擎

簽核模型

彈性化擴充的簽核模型,包含層級模型、核決權限,角色模型、矩陣式組織,維護者更能輕鬆作業。

簽核行為

支援多種簽核行為,包含串簽、平行簽核(會簽)、加簽及轉簽。

行動應用

支援平板電腦與智慧型手機。

警示通知

重要時程提醒

針對合約重要時程,預先提醒承辦人員即早準備例如合約到期或是續約事宜。

應收付提醒

針對合約預期之收付款,提供承辦或業務人員預先準備收款或付款事宜。

法規遵循

企業內部

遵循合約生命週期之精神,主動式管理合約重要時程,確保符合企業內部之合約規範。

審計

完整紀錄協商談判、文件修訂及審核過程之稽核軌跡,符合法令法規要求,降低審計風險。

報表分析

管理報表

提供合約明細、收款明細、付款明細等管理報表,提供使用者自行定義查詢條件,可設置權限控管,並提供明細匯出功能。

圖形化分析

友善的查詢介面,提供財務人員針對合約進行資料分析,並以圖形化作呈現。

異質平台整合

資料整合平台服務,與ERP、CRM、採購系統進行資料交換,與現有的IT系統及業務流程進行整合。

非銷售性採購管理解決方案

非銷售性採購管理特色

非銷售性採購,一直為企業內控管理的難題之一,也是最容易出現管理漏洞、給公司帶來損失的環節。非銷採購管理,實現了從需求提出到付款的生命週期管理,同時結合公司的預算體系,並和ERP 整合,讓需求更合理、決策更科學、採購價格更低、過程更透明、付款更有計劃性,並幫助縮短採購週期,提高效率。

物料管理

物料規範化管理

將常用的非銷售性物料進行分類並編號的規範化管理, 為後續的採購流程和分析提供基礎。 平台提供的動態多層級類別支援體系,可適應各規模企業的非銷售性物料規範管理需求。

物料分析報表

基於料號進行物料相關的管理分析,為進一步提升採購管理水準和績效提供資料支援。

權限控管

按照各級採購類別,分配不同的採購人員,明確的職能分工,同時確保相關採購資訊的機密性。

供應商認證

供應商查詢

提供合格供應商記錄查詢功能,資料可來自ERP,或者直接在本系統中認證後產生。

供應商資格生命週期管理

作為ERP的供應商資料管理協助工具,透過對供應商認證加入、資料變更、失效和重新啟用等的流程化作業,實現供應商資格的生命週期管理。

臨時供應商管理

針對詢價過程中涉及的新供應商,進行臨時性的管理,確保管理規範化,同時提昇效率。

價格管理

物料價格庫

提倡採購計劃性管理方式,採購人員可事先做好詢價工作, 並針對物料的價格特徵,設定不同議價週期,定期議價。將談定的供應商和價格, 經確認流程後儲存至價格庫,供後續具體的採購訂單使用;如有變更,則經由變更流程,及時調整。 透過該項作業,可簡化流程,縮短週期,避免倉促作業帶來議價不確實的風險。

價格到期提醒

針對即將過期又無新價格記錄之資訊,預先提醒採購人員,重新議價或尋找新的供應商。

採購需求

需求搜集

對部分專責需求品項,提供需求搜集前置流程,例如辦公用品申請、OA設備申請等,為集中採購做好準備。

需求申請

支援目錄採購和非目錄採購兩種需求的申請。 對於在價格庫有備案的物料的採購申請,直接進入訂單流程;否則, 需要先走報價流程。我們的解決方案同時考慮需求的多樣性, 可以一張表單送出多個品項申購,並加入對大PR小PO概念, 在確保後續流程中申請數量不超過需求總量前提下,給予最大的操作便利性。

需求追蹤

對採購需求執行狀態的整體業務流程追蹤,可滿足需求人員即時瞭解需求執行狀態。

採購訂單

報價管理

針對沒有提前詢價的採購需求,需進行報價, 要求提供三方報價,對於報價數量不足,要求給予說明。允許分批報價。 支援採購人員提供報價,採購經理確認選定供應商的管理模式。

訂單申請

已明確供應商的採購需求,進行下訂單申請,一張訂單只對應一家供應商,但允許選定多個需求項目。對需要簽訂合約之訂單,則與合約管理模組做對應。

訂單監控

對訂單剩餘數量進行監控,對設定期間內沒交貨之訂單,可協商取消,避免對市場行情評估失準而盲目進貨、跌價的風險。同時提高需求單位對採購服務的滿意度。

收貨

接收

收貨與驗收分離的管理模式,收貨區根據採購訂單,接收供應商送來之貨物。單獨的接收管理,方便企業設定專門的收貨區接收物料,收貨區核對物料規格和數量後記錄,確保接收物料皆能進入管控範圍。

領用

對訂單剩餘數量進行監控,對設定期間內沒交貨之訂單,可協商取消,避免對市場行情評估失準而盲目進貨、跌價的風險。同時提高需求單位對採購服務的滿意度。

驗收

驗收管理

實際需求人前往收貨區領取申購物料,完成收貨區到實際需求人的移轉,按照驗收標準進行品質確認。提供待驗收物品查詢、待付款物品查詢等多個維度的查詢工具,方便進行管理。驗收單也可作為付款的依據,要求必須驗收合格後才能付款。

退貨管理

接收的物品如果驗收不合格,需進行退貨作業,退貨物品將不會付款給供應商,降低付款錯誤風險。

固定資產登記

驗收合格物品,如屬固定資產,則可同步進行固定資產入庫登記,確保公司固定資產於第一時間建檔,保護公司資產。

付款

付款申請

根據採購訂單或者驗收單,進行付款申請。 可控制必須驗收通過數,才允許申請付款, 已付款數量則即時減扣,降低重複付款和非正常付款之財務風險。

付款計畫表

根據付款申請單中的預計付款日,進行統一的付款計畫管理, 財務人員可預先做好準備, 確保公司款項能按時、按量付出,維護公司信譽。

ERP入帳介面

將付款資訊直接拋轉至ERP的介面,實現流程資料和財務系統的無縫串整, 減少人工作業環節,提高資料準確性。同時,降低財務人員的事務性工作, 從而將重點轉向稽核和計劃性管理上,讓財務人員發揮更高的價值。

採購績效分析

物料採購週期分析

依物料特性需求提出到接收的實際時間,可準確統計每個物料的採購週期。 同時發現是否存在採購週期過長等問題, 再根據流程執行的情況,進行改善性計畫以提升採購回應速度,降低庫存。

採購訂單處理能力分析

根據實際的操作記錄,可以科學的分析採購人員的訂單處理能力。包括處理數量、平均處理的週期等。

採購議價能力分析

根據議價過程中價格變化,及多次採購記錄對比分析,統計採購議價帶來的成本降低比率,可以設定標準的績效指標,讓採購專員發揮所長,降低採購成本。




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